Questa sono io, questa è la mia storia

Domenica 10 novembre 2013

agenzia nuova, come può avere esperienza?

 

Il dibattito sulla professione di wedding planner si è intensificato in questi ultimi tempi: da un lato nuove leve che si approcciano a questa realtà, dall'altro wedding planner affermate che svolgono questa attività da tempo e non vogliono che i propri sforzi per rendere questa figura riconosciuta e rispettata vengano vanificati da colleghe poco competenti. Entrambe rivendicano il diritto di esprimere la propria opinione e di operare all'interno di un libero mercato.

 

In comune, mi pare che siano tutti d'accordo sul fatto che prima di intraprendere questa professione ci sia la necessità di conoscere, di formarsi e imparare. Attraverso quali step al momento nessuno lo può dire con certezza, un po' perché i corsi organizzati in questo senso prolificano e non è facile distinguere quelli validi, un po' perché non esiste una regolamentazione che stabilisca il percorso che un wedding planner debba seguire prima di potersi definire tale.

 

Vero è che le agenzie di wedding planning si sono moltiplicate negli ultimi due anni e tra le ultime nate c'è anche la mia, che ha iniziato a muovere i primi (piccolissimi) passi solo un anno fa. Mi permetto quindi di raccontarvi un po' della mia storia, per spiegarvi cosa ci faccio qui.

 

Il mio personale corso di formazione è iniziato nel 2008. Subito dopo la laurea ho svolto un periodo di stage nell'ufficio stampa e comunicazione di un importante ente pubblico. Esperienza breve in realtà, ma che una volta terminata mi ha permesso di poter entrare a far parte di un'agenzia di comunicazione e marketing veronese, nella quale mi occupavo di:

 

  • ufficio stampa e media relations;
  • segreteria organizzativa e pr; 
  • collaborare con il team di grafici e creativi durante le fasi di sviluppo delle campagne pubblicitarie.

 

Cosa significa lavorare in un ufficio stampa? L'addetto stampa provvede a diffondere le notizie relative alle aziende, in modo che siano appetibili per giornali e riviste e contribuiscano a promuovere l'attività e l'immagine aziendale. Per farlo, rimane costantemente in contatto con queste e le varie testate giornalistiche di settore (e non), produce comunicati stampa, scrive company profile, gestisce la pianificazione media per conto dei clienti. Questo lavoro l'ho imparato (anche a suon di cazziatoni!) da una giornalista professionista con un'esperienza ventennale alle spalle, la quale mi ripeteva incessantemente la temutissima parola “recall”, così che le ore passate a rompere le scatole a giornalisti di tutta la nazione (i quali spesso avevano ben altro da fare che ascoltare l'ennesima richiesta della giornata e non si facevano scrupoli a farlo notare) per convincerli a pubblicare il mio comunicato stampa o a partecipare ad un certo evento o conferenza, mi hanno talmente forgiata che l'abitudine di richiamare sempre tutti mi è rimasta anche a distanza di anni.

 

Questo significa che, ora, rompo l'anima a chiunque per avere un preventivo o le informazioni che mi servono, che non mi fermo davanti ad un numero di telefono che manca, che quando ricevo una mail dove mi si chiedono ragguagli in merito ai miei servizi mi viene istintivo prendere in mano il telefono e parlare direttamente con chi me l'ha inviata, quella mail (non è più pratico?).

 

Per estensione, oltre che dell'ufficio stampa, mi sono occupata anche della segreteria organizzativa per gli eventi seguiti dalla mia agenzia. Questa mansione si riferisce a tutte quelle attività strettamente connesse alla pianificazione e gestione di un evento, dove per “evento” intendo congressi, concerti, serate charity, raccolte fondi, instore promotion, conferenze stampa e ogni situazione che consentisse il contatto diretto tra azienda e pubblico. Dalla ricerca di location e catering, fino alla richiesta di sponsorizzazioni, preventivi e permessi vari, la segreteria organizzativa deve essere in grado di coordinare i vari attori coinvolti, rendendo conto all'ufficio marketing e gestendo ritardi e imprevisti che, neanche a dirlo, sono all'ordine del giorno.

 

Per quanto riguarda la parte “creativa”, erano i miei colleghi ad occuparsene, ma per fortuna il brain storming si svolgeva alla presenza di tutti e lì ho avuto modo di apprendere tecniche e di assistere ad alcune dinamiche proprie delle creazione di una campagna pubblicitaria (la mia parte preferita, però, era quando il mio collega era in vacanza e quindi potevo cimentarmi in prima persona nel ruolo di copy writer).

 

Inoltre, durante la fase di organizzazione di un evento, dovevo seguire la stampa di tutto il materiale di comunicazione, cosicché era mio compito confrontarmi costantemente con i grafici, grazie ai quali ho imparato a distinguere parole fino allora a me sconosciute e ora, quando mi interfaccio con un tipografo, capisco la lingua con cui mi si rivolge.

 

La seconda agenzia di comunicazione dove ho prestato servizio (o dovrei dire “ero arruolata”, visto il clima militare che si respirava?) era meno strutturata della prima, questo significa che c'erano meno persone a disposizione per gestire una mole di lavoro identica, se non superiore. Il core business di questa agenzia erano proprio gli eventi, per la maggior parte legati al settore del food.

 

Le aziende clienti erano sparse per il nord Italia, quindi ho trascorso giorni e giorni in trasferta per fiere, inaugurazioni, congressi, press educational. Come ho detto, il personale a disposizione non era molto, questo si è tradotto in un lavoro molto più fisico del precedente e non solo per i tanti spostamenti e i week end lontano da casa.

 

Qui ho sperimentato cosa vuol dire allestire e disallestire un evento, spostare divani e poltrone con le mie possenti braccine, scaricare un camion pieno di scatoloni, armeggiare con chiodi e cacciaviti fino a mezzanotte passata mentre il cellulare suona in continuazione e si deve comunque monitorare che tutto proceda come da programma. Il tutto facendoti trovare carina e sorridente nel momento in cui l'evento vero e proprio prende vita. I ricordi che ho del tempo trascorso in questa agenzia non sono belli come quelli legati alla prima, ma questa esperienza ha il merito di avermi fatto conoscere il mondo del wedding da vicino.

 

L'organizzazione di matrimoni, all'interno di questa agenzia, è stata occasionale, i risultati mi sono parsi buoni ma non mi piaceva l'approccio (a tratti la superficialità) con cui venivano affrontati, perché percepivo di aver a che fare con un evento diverso dagli altri, in cui le esigenze in gioco erano differenti da quelle aziendali (se per un'azienda è naturale comunicare il budget da gestire, per una famiglia è invece complicato già solo il fatto di doverne stabilire uno con precisione, ad esempio).

 

Comunque, in prima persona ho seguito la giornata delle nozze: allestimento della location, coordinazione dei fornitori, gestione delle tempistiche, pronto intervento per l'ansia dello sposo, supporto per gli ospiti. Ho anche acceso candele, sistemato bomboniere e tutte quelle cose che fanno vedere in televisione, ma la verità è che soprattutto ho potuto vedere quanto possa essere serena una coppia che non deve preoccuparsi di niente se non godersi la festa che sognava. Ho anche ritirato casse di vino e creato centritavola floreali, cose che non farei mai per i miei sposi, perché ognuno deve mettere in campo la propria professionalità e occuparmi dei fiori non è certo la mia.

 

In tutto questo, negli ultimi tre anni ho scritto per una testata giornalistica per la quale mi sbizzarrivo a parlare di turismo, ambiente, food&wine e a vagare per cantine (da qui la mia passione per i matrimoni tra botti e barrique e la mia ossessione per la scelta del menù) e mi sono occupata di content marketing per alcuni siti web (cosa, quest'ultima, che tra l'altro continuo a fare).

 

Mi sono sempre interfacciata direttamente con i clienti, ma io ero pur sempre una dipendente di queste agenzie, quindi, anche se alcuni sarebbero altisonanti, non mi sembra il caso di fare i nomi delle aziende per cui ho lavorato o inserire nel portfolio lavori che non sono stati pensati da me e che non portano il mio marchio. Quando ho deciso di partire con il progetto La petite Coco ho deciso di ricominciare da zero e così spetta a me costruire tutto, col tempo.

 

Al mio wedding oriented-curriculum vorrei aggiungere un'estate trascorsa a fare la cameriera in un hotel 4 stelle dove ho anche servito ai tavoli e al buffet di due matrimoni (sì, so cosa succede in cucina!) e la fresca esperienza del mio matrimonio, non perché sia stato il più chic della storia ma perché ho provato sulla mia pelle cosa significhi gestire l'organizzazione di un evento quando ti presenti ai fornitori come “privato” e non come “agenzia”. Ero abituata ad avere tutto e subito, mi sono ritrovata invece di fronte a due mesi di attesa per ottenere un preventivo, prezzi gonfiati, commercianti sgarbati e ristoratori che mi parlavano come se fossi uscita il giorno prima dall'uovo di Pasqua (se penso a quella che voleva costringermi a mettere le lumache nel menù...). Ad un certo punto ho contattato davvero una wedding planner per un supporto. Poi la collaborazione non si è concretizzata ma almeno parlare con lei è servito per chiarire le mie priorità. Detto questo, dal giorno del mio matrimonio sono sempre più convinta che gli sposi dovrebbero inserire il servizio di wedding day coordination in lista nozze. E non aggiungo altro. Ricapitolando, per quanto riguarda il matrimonio sono stata:

 

  • invitata
  • testimone
  • sposa
  • allestitrice
  • organizzatrice
  • hostess
  • cameriera

 

Mi manca solo di fare il celebrante e poi ho fatto tombola (continua dopo la foto).

 

La Petite Coco - business card

 

 

Scherzi a parte, tutto quello che ho imparato negli ultimi cinque anni costituisce il bagaglio di competenze che metto a disposizione degli sposi che decidono di affidarsi a me, lo faccio con umiltà ma con la fermezza di chi sa di dover raggiungere un obiettivo importante. Ho tutto da dimostrare, tanto da imparare, per questo faccio un passo alla volta, mi aggiorno, seguo corsi e non accetto incarichi più grandi di me. La novità assoluta per me è avere un'attività solo mia, dove devo seguire aspetti che fino a ieri liquidavo velocemente, come la parte amministrativa che è davvero complicata e non mi diverte per niente!

 

 

Ma posso contare sul supporto di un commercialista, di un avvocato, di un imprenditore in casa che ha passato la fase di start up prima di me e di fornitori che fanno, bene, il loro lavoro da più di dieci anni. Non faccio mistero della mia storia con gli sposi che mi contattano e ce la metto tutta, davvero tutta, per offrire un servizio all'altezza delle loro aspettative. Mi propongo come una consulente per le coppie più che come una fatina che confeziona magie, non certo come un'esperta di bon ton o life style guru, perché l'esperienza che ho alle spalle parla chiaramente e concretamente di organizzazione: a livello logistico, tecnico, creativo, burocratico.

 

Cos'altro raccontare di me per completare il quadro? Ho 32 anni, unisco alla passione per i matrimoni e le cose belle a quella per la scrittura e per il cibo e il vino di qualità. Le mie cose preferite:

 

  • mio marito;
  • i miei due cani;
  • New York;
  • mangiare;
  • cucinare;
  • nuotare; 
  • Harry Potter;
  • il medioevo;
  • restaurare mobili e oggetti vari;
  • viaggiare;
  • leggere;
  • fare regali.

 

Spero di non avervi annoiato e di aver detto tutto, quindi piacere: mi chiamo Valeria e sono una wedding planner.

 

Questa sono io! In alcuni momenti felici della mia vita... 

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Images Credits: La Petite Coco

Sono Valeria Ferrari, wedding planner, e sono qui per organizzare il vostro grande giorno. Leggi di più...

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